L’extrait du registre des poursuites est une source officielle utile pour instruire une candidature locative. Il ne constitue toutefois ni un certificat général de solvabilité, ni un verdict sur la personne.
Ce que montre réellement l’extrait
Le registre des poursuites rassemble notamment des informations relatives aux commandements de payer et aux procédures de saisie, de réalisation de gage ou de faillite. L’extrait est établi par l’office compétent à partir des données qu’il détient.
Le droit de consultation d’un tiers s’éteint en principe cinq ans après la clôture de la procédure. Cette règle ne signifie pas qu’un document « garantit cinq ans de solvabilité », ni que toutes les dettes d’une personne y figurent.
Un extrait peut notamment faire apparaître :
- l’identité utilisée pour la recherche ;
- les poursuites communicables enregistrées auprès de l’office ;
- leur montant, leur état et certaines indications de procédure ;
- des actes de défaut de biens lorsque les règles de consultation le permettent.
L’instruction de l’Office fédéral de la justice décrit le contenu de l’extrait simple. Pour une situation concrète, l’office émetteur reste l’interlocuteur compétent.
Quand une régie peut-elle le demander ?
L’aide-mémoire du PFPDT admet qu’une copie de l’extrait soit demandée à tous les candidats dès la première phase. Si la conclusion du contrat se concrétise, l’original peut être demandé au candidat sélectionné dans une deuxième phase.
Cette exception ne justifie pas de réclamer simultanément toutes les autres pièces. La copie du document d’identité et les justificatifs détaillés de revenu doivent être reportés au moment indiqué par le PFPDT. Consultez notre guide sur les documents d’une candidature locative pour distinguer les différentes étapes.
Une durée de trois mois est-elle obligatoire ?
Certaines régies demandent un extrait récent, mais trois mois n’est pas une durée de validité fixée par le droit fédéral pour les candidatures locatives. Si une régie applique un critère de fraîcheur, elle devrait :
- le relier au besoin effectif d’évaluer la candidature ;
- l’annoncer avant le dépôt du dossier ;
- l’appliquer de façon cohérente ;
- éviter de faire supporter inutilement des demandes répétées aux candidats.
Les prix, délais et canaux de commande varient. Ils doivent être vérifiés sur le site officiel de l’office cantonal ou communal compétent plutôt que repris comme un tarif national.
Comment examiner les inscriptions
Extrait sans inscription
L’absence d’inscription communicable est une information favorable, mais elle ne prouve pas qu’aucune dette n’existe ni que le loyer futur sera supportable. L’office peut aussi ne pas couvrir un ancien domicile.
Commandement de payer
Un commandement de payer atteste l’ouverture d’une procédure. Il ne prouve pas, à lui seul, que la créance est reconnue : la personne peut avoir fait opposition ou contester la dette. Il faut donc lire l’état de la procédure et permettre au candidat d’apporter un contexte utile.
Acte de défaut de biens
Un acte de défaut de biens signale qu’une créance n’a pas été entièrement recouvrée dans une procédure donnée. Les règles de prescription, de radiation et de consultation étant distinctes, un simple « délai de 20 ans » ne suffit pas à expliquer sa portée dans un dossier locatif.
Éviter le refus automatique
L’extrait fait partie d’une évaluation plus large de la capacité financière. Une régie peut structurer son examen, mais devrait éviter qu’une inscription, un montant isolé ou un score produise seul une décision.
Un processus défendable prévoit au minimum :
- une lecture de la nature et de l’état de l’inscription ;
- la possibilité de signaler une erreur ou de donner une explication ;
- un examen humain des informations pertinentes ;
- une décision fondée sur des critères annoncés et proportionnés.
Protection et suppression du document
Selon le PFPDT, la finalité de la collecte doit être reconnaissable, l’accès limité aux personnes autorisées et la durée de conservation proportionnée. Une fois le bail signé, les dossiers des candidats non retenus — extrait compris — doivent être détruits, sauf motif justificatif particulier, par exemple une liste d’attente acceptée par la personne.
La checklist des données de candidature et le générateur de formulaire peuvent aider à visualiser cette collecte progressive. Ces ressources sont informatives et restent soumises à validation juridique avant utilisation comme procédure interne.
Ce qu’un outil numérique doit faire
Un logiciel peut centraliser l’extrait, en signaler la date ou extraire des champs pour vérification. Il ne devrait pas transformer ces données en refus automatique. Le gestionnaire doit pouvoir consulter le document source, corriger l’extraction, documenter son appréciation et appliquer une politique de suppression.