Un logiciel de gestion des dossiers locataires organise les candidatures liées à un logement : formulaire, échanges, documents, contrôles et présentation au gestionnaire. Sa valeur ne se mesure pas au nombre de données collectées, mais à sa capacité à demander la bonne information au bon moment.
1. Un parcours réellement progressif
Le premier critère est la capacité à distinguer plusieurs étapes.
Candidature initiale
Le formulaire recueille les informations directement utiles au choix, dont un revenu approximatif et, pour un candidat étranger, le type et l’échéance du permis déclarés. Le PFPDT admet aussi qu’une copie de l’extrait des poursuites soit demandée à tous les candidats.
Candidat entrant sérieusement en considération
La régie peut demander des informations supplémentaires nécessaires pour vérifier les déclarations, selon l’avancement réel de la procédure.
Préparation du contrat
Les justificatifs détaillés de revenu et la copie de la pièce d’identité ou du permis de séjour peuvent être demandés au candidat retenu au moment indiqué par le PFPDT.
Un logiciel qui impose immédiatement les mêmes documents à tout le monde ne respecte pas cette logique. La checklist des données de candidature et le générateur de formulaire illustrent cette séparation à titre informatif ; ils ne remplacent pas une validation juridique.
2. Collecte, complétude et relances
Un lien par logement facilite l’attribution des candidatures. Le formulaire doit fonctionner sur mobile, expliquer les champs, permettre de corriger les réponses et confirmer le dépôt.
Les relances automatiques sont utiles si elles portent uniquement sur ce qui est nécessaire à l’étape en cours. Vérifiez que la régie peut configurer :
- les informations requises et facultatives ;
- les étapes du parcours ;
- la fréquence et le contenu des relances ;
- un canal alternatif pour les candidats en difficulté ;
- l’arrêt immédiat des relances après retrait ou clôture.
3. Extraction vérifiable, pas promesse d’infaillibilité
Une solution peut extraire un nom, une date, un montant ou un type de document. L’extraction réduit potentiellement la ressaisie, mais ne certifie pas l’authenticité et peut contenir des erreurs.
Le logiciel devrait toujours montrer le document source, indiquer l’origine de la valeur, permettre une correction et journaliser la validation. Évaluez sa qualité sur vos propres documents, langues et scans avant de chiffrer un gain de temps.
4. Indicateurs explicables et décision humaine
Un tableau comparatif peut présenter :
- le statut de complétude ;
- les données déclarées et celles vérifiées ;
- les incohérences à examiner ;
- un ratio loyer–revenu clairement décrit ;
- l’état de la revue par le gestionnaire.
Le tiers du revenu n’est pas un seuil légal. Le type de permis, une inscription aux poursuites ou un type de contrat ne devraient pas produire seuls un refus. Demandez au fournisseur la logique exacte de chaque score et la possibilité de le désactiver.
Le PFPDT précise les droits liés aux décisions individuelles entièrement automatisées, notamment lorsqu’elles entraînent un préjudice important. La présence d’un clic humain ne suffit pas si personne n’examine réellement les informations et ne peut modifier le résultat.
5. Protection des données à vérifier
L’hébergement en Suisse peut répondre à une préférence de gouvernance, mais il ne prouve pas à lui seul la conformité. Demandez des réponses documentées sur :
- le responsable du traitement et les sous-traitants ;
- les lieux de traitement et les éventuels transferts ;
- le chiffrement en transit et au repos ;
- les rôles, accès et journaux ;
- les sauvegardes et délais de restauration ;
- l’effacement des fichiers, métadonnées et copies ;
- la procédure en cas d’incident ;
- l’utilisation éventuelle des documents pour entraîner des modèles.
Le devoir d’informer exige que les candidats puissent comprendre qui traite leurs données, pourquoi et avec quels destinataires ou catégories de destinataires.
6. Conservation et fin de procédure
Le PFPDT indique que les dossiers des candidats non retenus doivent être détruits une fois le bail signé, sauf motif justificatif particulier. La solution doit donc proposer plus qu’un bouton d’archivage :
- règles de suppression par état et par logement ;
- traitement des listes d’attente acceptées ;
- suppression ou expiration des liens partagés ;
- prise en compte des sauvegardes ;
- export et restitution des données ;
- preuve que les tâches de suppression ont été exécutées.
7. Intégrations et réversibilité
Une intégration utile évite la double saisie avec l’ERP ou le portail déjà utilisé. Avant de signer, testez la création d’un bien, la remontée du statut, l’export du dossier retenu et la clôture des autres candidatures.
Vérifiez aussi la réversibilité : formats d’export documentés, récupération des fichiers et métadonnées, puis suppression chez le fournisseur à la fin du contrat.
Comparer les approches avec vos propres mesures
| Approche | Atout principal | Point à vérifier |
|---|---|---|
| Email et tableur | Mise en route simple | Accès, versions, relances et suppressions manuelles |
| Formulaire générique | Collecte structurée | Étapes suisses, gestion des documents et conservation |
| ERP avec module candidature | Intégration au parc | Profondeur du parcours et paramétrage |
| Outil spécialisé | Fonctionnalités ciblées | Interopérabilité, gouvernance et coût réel |
Ne comparez pas des temps de traitement annoncés sans méthodologie commune. Mesurez avant et après le délai de complétude, les relances, le temps de revue, les corrections et les suppressions.
Positionnement de Locdoc
Locdoc est conçu pour centraliser le parcours de candidature des régies de Suisse romande, assister la collecte et présenter les informations au gestionnaire. La configuration des étapes, l’examen des documents et la décision restent sous le contrôle de la régie.
Pour approfondir le fonctionnement, consultez comment automatiser un dossier sans automatiser la décision.