La régie doit s’assurer que le futur locataire pourra raisonnablement assumer le loyer. Cette finalité autorise la collecte de certaines informations financières, mais pas de n’importe quelle donnée ni de tous les justificatifs dès le premier formulaire.
Le principe directeur du PFPDT est la proportionnalité : chaque information doit être directement utile à la sélection pour le logement concerné et demandée au bon moment.
Le ratio loyer/revenu : un repère, pas une loi
Le « loyer égal au maximum à un tiers du revenu » est largement utilisé comme repère pratique en Suisse. Il ne s’agit toutefois pas d’un seuil légal uniforme et le mode de calcul varie : revenu brut ou net, loyer avec ou sans charges, treizième salaire et autres ressources.
L’Office fédéral du logement mesure la charge locative en comparant le loyer brut au revenu brut. Il relève qu’une charge supérieure à 25 % peut déjà compromettre d’autres besoins fondamentaux pour les ménages aux revenus les plus faibles. Ce contexte montre pourquoi un pourcentage isolé ne suffit pas à décrire la situation réelle.
Comparez toujours la formule utilisée et les données sources. Le résultat reste indicatif et ne prédit pas l’acceptation d’un dossier.
Première étape : informations déclaratives
Au formulaire initial, la régie peut demander aux personnes qui signeront ou garantiront le bail :
- leur profession, leur activité et leur employeur ;
- un revenu annuel approximatif, de préférence par tranches ;
- les informations nécessaires sur les éventuels garants ;
- l’existence de poursuites ou d’actes de défaut de biens sur la période pertinente ;
- une copie de l’extrait du registre des poursuites.
Les informations professionnelles ne devraient pas être demandées aux simples occupants qui ne signeront ni ne garantiront le bail.
L’extrait des poursuites
L’extrait du registre des poursuites apporte une information différente de celle du revenu : il documente certains événements de recouvrement enregistrés par l’office compétent.
Le PFPDT admet qu’une copie soit demandée aux candidats dès la première phase. Cela n’autorise pas à la conserver indéfiniment : les copies des dossiers non retenus doivent être supprimées après la conclusion de la procédure.
Un extrait vierge ne prouve pas à lui seul qu’un ménage pourra payer le loyer, et une inscription mérite d’être comprise dans son contexte. La décision reste du ressort de la régie et du bailleur.
Deuxième étape : vérifier les déclarations
Lorsque le candidat entre sérieusement en considération, la régie peut vérifier les informations pertinentes avec un nombre limité de justificatifs :
- fiches de salaire ou certificat de salaire ;
- justificatif adapté pour une activité indépendante ;
- confirmation de certaines informations déclarées ;
- original de l’extrait des poursuites lorsque la conclusion du contrat se concrétise.
La copie de la pièce d’identité ou du permis est réservée au candidat définitivement choisi lors de la préparation du contrat. Pour le détail des étapes, consultez la checklist des données de candidature.
Références : seulement avec transparence
Une référence d’employeur ou d’ancien bailleur doit rester facultative. Le candidat doit être informé que la personne pourra être contactée. La prise de référence ne devrait intervenir que lorsqu’il entre sérieusement en considération, et les questions doivent se limiter à confirmer ses déclarations.
Recueillir des renseignements auprès de tiers à son insu contrevient au principe de transparence.
Ce qu’un indicateur peut faire
Un outil de gestion peut :
- regrouper les informations déclarées ;
- signaler les champs manquants ;
- calculer un ratio expliqué ;
- présenter séparément revenu, poursuites et complétude ;
- conserver l’historique des actions de la régie ;
- appliquer une règle de suppression après la procédure.
Il ne devrait pas :
- accepter ou refuser seul une candidature ;
- masquer les critères ou pondérations utilisés ;
- déduire des caractéristiques sensibles ;
- traiter une corrélation comme une preuve de risque individuel ;
- conserver tous les justificatifs « au cas où ».
Processus recommandé
- Définir les informations réellement nécessaires pour le logement.
- Utiliser un formulaire initial déclaratif et proportionné.
- Examiner séparément ressources, poursuites et adéquation au logement.
- Demander les justificatifs uniquement aux candidats concernés.
- Documenter la décision humaine sans profilage discriminatoire.
- Supprimer les dossiers non retenus après la signature du bail.