Constituer un dossier de candidature locative en Suisse peut sembler complexe. Les régies et propriétaires ont leurs propres exigences, et les candidats ne savent pas toujours ce qu'ils doivent fournir. Ce guide fait le point sur les documents attendus, du point de vue de la régie.
Les documents de base : identité et solvabilité
1. Pièce d'identité
Obligatoire pour vérifier l'identité du candidat. Sont acceptés :
- Carte d'identité (Suisses et ressortissants UE/AELE)
- Passeport
- Pour les ressortissants d'États tiers : passeport + permis de séjour valide
La régie vérifie que la pièce est en cours de validité et que le nom correspond aux autres documents du dossier.
2. Extrait de l'Office des poursuites (ODP)
Document central du dossier locatif suisse. Il doit être :
- Récent : daté de moins de 3 mois (certaines régies exigent moins de 6 semaines)
- Complet : portant sur le domicile actuel du candidat
- Original ou copie certifiée : les scans de bonne qualité sont généralement acceptés
Pour les candidats qui déménagent depuis une autre ville ou un autre canton, un extrait de l'ancien domicile peut également être demandé.
3. Justificatifs de revenus
La règle générale en Suisse : le loyer ne doit pas dépasser 1/3 du revenu net mensuel (certaines régies appliquent le ratio 1/3 du brut, d'autres 1/3 du net — il convient de le préciser). Pour aller plus loin, voir notre guide sur la vérification de solvabilité d'un locataire.
Selon la situation du candidat :
Salarié (contrat à durée indéterminée)
- 3 dernières fiches de salaire
- Attestation d'employeur ou contrat de travail
Salarié en période d'essai
- Contrat de travail signé avec date d'entrée en fonction
- Fiche de salaire du dernier emploi ou attestation du futur salaire
Indépendant / freelance
- Dernière déclaration fiscale (impôts) acceptée
- Extraits bancaires des 3–6 derniers mois
- Bilan ou compte de résultat si disponible
Sans activité lucrative (rentier, allocation)
- Attestation de l'AVS/AI, rente, allocation chômage
- Décision de prestation si applicable
4. Permis de séjour (ressortissants étrangers)
Essentiel pour les candidats ne disposant pas de la nationalité suisse ni d'un permis C d'établissement. Le type de permis influence la durabilité du bail :
| Permis | Durée | Renouvellement | Stabilité |
|---|---|---|---|
| C (établissement) | Illimité | Automatique | Très forte |
| B (séjour) | 1–5 ans | Sous conditions | Bonne |
| L (court séjour) | < 1 an | Limité | Faible |
| G (frontalier) | 1–5 ans | Lié à l'emploi | Dépend |
Une régie peut légitimement prendre en compte le type de permis dans son évaluation, à condition que ce critère ne soit pas le seul facteur de refus.
Documents complémentaires selon le profil
Références d'anciens bailleurs
Très appréciées, elles permettent de vérifier le comportement locatif passé : paiement ponctuel des loyers, entretien du logement, respect du voisinage. Certaines régies en font une condition quasi-obligatoire.
Lettre de motivation
Non obligatoire légalement, mais très répandue sur les marchés tendus (Genève, Lausanne, Fribourg). Elle permet au candidat de se présenter et d'expliquer sa situation.
Garantie de loyer supplémentaire
En cas de dossier limite (ratio loyer/revenu légèrement dépassé, période d'essai), certaines régies demandent une garantie de loyer plus élevée (jusqu'à 6 mois contre 3 mois maximum légaux selon les cantons). À noter : en Suisse, la garantie de loyer est plafonnée par la loi.
Ce que la régie ne peut pas demander
La LPD (Loi sur la protection des données) et le Code des obligations encadrent strictement les informations collectables. Il est interdit de demander :
- L'appartenance syndicale ou politique
- La religion ou les convictions personnelles
- L'état de santé (sauf exception médicalement justifiée)
- Des informations non pertinentes pour l'évaluation de la candidature
La jurisprudence du Tribunal fédéral a confirmé que certaines questions constituent une violation de la sphère privée.
Structurer la collecte des documents avec un outil numérique
Une régie qui traite 10, 20 ou 50 candidatures par an a intérêt à standardiser la collecte. Avec un outil comme Locdoc :
- La régie crée un lien de dépôt pour chaque bien
- Le candidat remplit un formulaire guidé et dépose ses pièces
- Le système vérifie automatiquement la complétude du dossier
- Les relances sont envoyées automatiquement pour les documents manquants
- La régie accède à un tableau comparatif de tous les candidats
Résultat : moins d'allers-retours par email, moins d'erreurs, moins de temps perdu.
Checklist rapide à imprimer
Documents obligatoires
- Pièce d'identité valide
- Extrait de l'ODP (moins de 3 mois)
- 3 dernières fiches de salaire
- Contrat de travail ou attestation d'employeur
Documents complémentaires recommandés
- Permis de séjour (si non-Suisse sans permis C)
- Références d'anciens bailleurs
- Lettre de motivation
- Déclaration fiscale (pour indépendants)
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