Une candidature locative contient des informations financières et personnelles très sensibles. La bonne question n’est donc pas seulement « quels documents demander ? », mais aussi à quel moment les demander.
Le PFPDT recommande une collecte proportionnée à la finalité. Autrement dit, une régie ne devrait pas constituer immédiatement un dossier complet avec la pièce d’identité, les fiches de salaire et toutes les preuves possibles pour chaque personne intéressée.
Étape 1 : le formulaire initial
Le formulaire sert à déterminer si une candidature peut raisonnablement être examinée pour un logement précis. Il doit rester déclaratif et limité.
Identité et contact
La régie peut demander aux futurs signataires et garants :
- nom et prénom ;
- date de naissance ;
- adresse et numéro de téléphone ;
- nombre de personnes qui occuperont le logement ;
- date d’entrée souhaitée.
Pour le séjour, il est possible de demander si la personne est suisse ou étrangère et, dans ce second cas, le type de permis et son échéance. Une question distincte et détaillée sur la nationalité ou le lieu d’origine n’est en principe pas nécessaire.
Activité et revenu déclarés
La profession, l’activité et l’employeur des personnes qui signeront ou garantiront le bail peuvent être demandés. Pour le revenu, le PFPDT recommande au premier stade une valeur annuelle approximative, idéalement par tranches.
Cette information sert à évaluer si les ressources paraissent compatibles avec le loyer. Elle ne transforme pas la « règle du tiers » en règle légale et ne justifie pas une décision entièrement automatique.
Extrait du registre des poursuites
La copie de l’extrait des poursuites fait exception à plusieurs autres justificatifs : le PFPDT admet qu’elle soit demandée aux candidats dès cette étape. La régie doit néanmoins la protéger et supprimer les copies des personnes non retenues à la fin de la procédure.
Ménage, animaux et références
Le nombre d’occupants et l’usage prévu du logement sont directement liés au bail. Les questions sur les animaux ne sont pertinentes que lorsqu’elles ont un lien avec le logement ou ses règles.
Une référence d’employeur ou d’ancien bailleur doit rester facultative. Le candidat doit être informé que les coordonnées pourront être utilisées, et la prise de contact ne devrait intervenir que lorsqu’il entre sérieusement en considération. Les questions posées au tiers doivent se limiter à confirmer les informations déclarées.
Étape 2 : la présélection
Lorsqu’un nombre réduit de candidatures entre réellement en considération, la régie peut vérifier certaines déclarations. Cette étape ne signifie toujours pas qu’il faut collecter chaque pièce disponible.
Selon le contexte, elle peut notamment demander :
- les justificatifs strictement nécessaires pour confirmer le revenu déclaré ;
- l’original de l’extrait des poursuites lorsque la conclusion du contrat se concrétise ;
- une référence facultative, annoncée au candidat ;
- des informations supplémentaires objectivement requises pour un logement subventionné.
Le nombre de personnes concernées et la quantité de documents doivent rester limités au besoin réel.
Étape 3 : le candidat choisi et la préparation du bail
C’est à ce stade que la régie peut demander au candidat définitivement choisi les justificatifs servant à établir et vérifier le contrat :
- copie de la pièce d’identité ou du permis de séjour ;
- fiches de salaire ou autre justificatif adapté à la situation ;
- original de l’extrait des poursuites si une vérification est nécessaire ;
- coordonnées utiles à l’exécution du bail ;
- preuve d’assurance uniquement lorsqu’elle est légitimement nécessaire, sans imposer un produit lié vendu par la régie.
Une déclaration fiscale complète, des relevés bancaires détaillés ou une copie d’identité de chaque personne intéressée dès le départ dépassent généralement ce qui est nécessaire.
Informations à éviter dans un formulaire standard
Le formulaire initial ne devrait notamment pas demander :
- la religion, l’appartenance politique ou syndicale ;
- des informations générales sur la santé ;
- le loyer actuel ou la durée du bail actuel ;
- une nationalité détaillée lorsque le statut de séjour suffit ;
- des questions générales et partielles sur les crédits, leasings ou cessions de salaire ;
- l’engagement à conclure une assurance liée comme condition du bail.
Certaines informations peuvent devenir pertinentes dans un cas particulier, mais elles nécessitent alors une justification précise et documentée.
Après la signature : supprimer les dossiers non retenus
Une fois le locataire définitivement choisi et le bail signé, les formulaires, extraits et justificatifs des autres candidats doivent être détruits. Les conserver « au cas où » n’est pas une finalité suffisante.
Une liste d’attente est possible si la personne l’accepte et comprend la nouvelle finalité ainsi que la durée de conservation. Cette utilisation doit être séparée de la candidature au logement initial.
Checklist rapide
Formulaire initial
- Identité et coordonnées des futurs signataires ou garants
- Statut et échéance du permis, lorsque pertinent
- Profession, activité et employeur
- Revenu annuel approximatif par tranche
- Copie récente de l’extrait des poursuites
- Nombre d’occupants et usage du logement
- Références facultatives avec information claire
Plus tard, pour les candidats concernés
- Justificatifs nécessaires du revenu déclaré
- Original de l’extrait des poursuites si nécessaire
- Copie d’identité ou de permis du candidat choisi
- Coordonnées nécessaires à la préparation du bail
Fin de procédure
- Supprimer les dossiers non retenus
- Documenter la conservation du dossier retenu
- Recueillir un accord distinct pour toute liste d’attente